به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، سید علی ترابی مجری طرح پژوهشی «مهندسی فرآیندهای جاری نهاد با هدف استقرار نظام مدیریت فرآیند» درباره مهندسی فرآیند و ضرورت پیاده‌سازی آن در سازمان‌ها و نهادها گفت: معمولا سازمان‌های ما به صورت «وظیفه محور» و متشکل از یک سری واحدهای سازمانی مختلف و افرادی در سطوح متفاوت در حال فعالیت هستند که تشکیل می‌شوند که هر یک از این واحدها وظایفی را بر عهده دارند.
وی افزود: اما پیچیدگی سازمان‌ها و به خصوص تحولاتی که در سال‌های اخیر در سازمان‌ها صورت گرفته، معمولا باعث می‌شود هماهنگی میان واحدهای مختلف که منجر به شکل‌گیری فرآیند می‌شود، دچار آفت‌هایی شود که این فرآیندها را با ضعف و اختلال روبه‌رو کند.
این پژوهشگر با اشاره به برخی آفت‌های «وظیفه محور» بودن سازمان‌ها گفت: طولانی شدن و زمانبر بودن فرآیندها، تحمیل هزینه‌های اضفی و بی‌جهت در طول انجام فرآیندها، ایجاد گلوگاه‌های کاری به دلیل عدم توازن در تقسیم وظایف بین واحدهای مختلف و همچنین عدم تأثیرگذاری بهینه‌سازی‌های جزیی در فرآیند کلی سازمان از جمله آفت‌های موجود است؛ نگاه فرآیندی در واقع این نقاط ضعف را می‌پوشاند و به نوعی جلوی اتلاف در سازمان‌ها را می‌گیرد و به چابک‌سازی سازمان در تصمیم‌گیری‌ها و انجام وظایف کمک می‌کند.
وی ادامه داد: عوامل مختلفی در پیاده‌سازی نگاه فرآیندی در سازمان‌ها دخیل بوده که این موضوع از طریق پژوهش قابل احصاء است. به عنوان مثال پیاده‌سازی این رویکرد در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور به عنوان یک نهاد فرهنگی نیازمند بررسی برخی اصلاحات عمومی است که این موضوع نیز به فرهنگ سازمان، نگاه مدیریت سازمان به این موضوع و سطح بلوغ افراد سازمان نسبت به مسائل مرتبط با مدیریت فرآیندها وابسته است.
ترابی تأکید کرد: از این جهت با طراحی و اجرای طرح پژوهشی «مهندسی فرآیندهای جاری نهاد با هدف استقرار نظام مدیریت فرآیند» تلاش می‌کنیم به کاهش زمان فعالیت‌های سازمانی نهاد در بخش‌های مختلف، تصمیم‌گیری‌ها سریع تر، کاهش شدید هزینه انجام فرآیند، برطرف کردن گلوگاه‌های کاری و در نهایت چابک سازی در تصمیم‌گیری‌ها کمک کنیم.
مجری طرح پژوهشی «مهندسی فرآیندهای جاری نهاد با هدف استقرار نظام مدیریت فرآیند» درباره روند اجرا و پیاده‌سازی طرح نیز توضیح داد: ماهیت این طرح ایجاد نگاه و رویکرد «فرآیند محوری» در نهاد است. با این هدف ما پروژه را در دو فاز کلی طراحی کردیم که در فاز اول طرح، فرآیندها در مجموعه نهاد و در سطح معاونت‌های مختلف شناسایی و مستند سازی می‌شود. اینکه با همین رویکرد وظیفه محور کنونی واحدهای مختلف درگیر چه فرآیندهایی هستند و مسئول این فرآیندها و واحدهای همکار آن چه افراد و واحدهایی هستند.
وی افزود: برای انجام این کار نیاز به بازدیدها و جلسات مختلفی داریم که بخشی از آن در تهران و تبریز (به عنوان دو شهر برای اجرای پایلوت طرح) انجام شده و ادامه آن پس از جلسه افتتاحیه طرح (۲۴ تیر ماه) ادامه پیدا می‌کند تا با همراهی و همکاری واحدهای مختلف نهاد کار شناسایی و مستندسازی فرآیندها در فاز اول را به انجام برسانیم. این موارد با استفاده از ابزارها و نرم‌افزارهای مشخصی که در فضای مدیریت فرآیندها وجود دارد به خصوص نرم‌افزار ARIS در قالب استاندارد BPMN2 مستندسازی می‌شود.
این پژوهشگر درباره فاز دوم اجرای این طرح نیز گفت: در فاز دوم به سراغ تجزیه و تحلیل فرآیندها و ارائه راهکار برای بهبود فرآیندها می‌رویم. در این فاز ما با رویکرد قرار است «مدیریت ناب» فرآیندها را بررسی کنیم و راهکارهای بهبود را با کمک دوستانی از نهاد که در جلسات مختلف حضور خواهند داشت، بهبود دهیم.